Chihuahua, Chih. – Febrero 17, 2023.- Al instalarse el grupo interdisciplinario de Archivos de la Coordinación de Transparencia, Gobierno Abierto y Archivos se cumple con la normativa vigente regulando todo el proceso de valoración documental.
En rueda de prensa la Subcoordinadora de Archivo de la Coordinación de Transparencia, Gobierno Abierto y Archivos Angélica Terrazas Lara mencionó que ello se debe a que al crearse la Ley General de Archivos en 2022 se obliga a que todos los entes cuenten con un sistema institucional de archivos por lo que el Gobierno Municipal tuvo que adecuar su normatividad para que permitiera la creación de estructuras para cumplir con los lineamientos previstos.
Esta Ley General de Archivos, subrayó Angélica Terrazas, obliga a cualquier ente municipal, estatal y federal que reciba y ejerza recursos públicos el contar con un sistema institucional de archivos y organizarlos para que se encuentren disponibles al público en general.
Añadió que se está trabajando con todas las unidades administrativas de todas las dependencias del Gobierno Municipal capacitándolos, coordinándolos y asesorándolos para que trabajen sobre sus guías o fichas de valoración documental y puedan crear enlaces de archivos de trámites y cumplan así con la Ley General de Archivos y toda la documentación sea debidamente clasificada, guardada y respaldada para poder localizar documentos de manera ágil, fácil y oportuna para brindar la información solicitada al ciudadano interesado para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas.
El sistema institucional de archivos queda integrado por dos unidades: la parte normativa y la parte operativa y éste último se divide en tres partes: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y el Archivo Histórico, continuó.
La Subcoordinadora de Archivo comentó que en el Archivo de Trámite se encuentran todos los documentos con los cuales se está llevando a cabo algún trámite de ahí pasan al Archivo de Concentración (antes llamado “Archivo Muerto”) que reúnen todos los documentos que se tienen a disposición para consultarlos en caso necesario y de acuerdo a la valoración que se le asigna se procede a su eliminación o pasa al Archivo Histórico y que de acuerdo a su importancia y a ciertos valores establecidos se determina si se guardará de manera indefinida y podrán se consultados por cualquier persona interesada.
Compartió que ahora el Gobierno Municipal incluye al Archivo Histórico como parte de esta Coordinación de Transparencia, Gobierno Abierto y Archivos.
En la Subcoordinación se está trabajando en la definición de los instrumentos de la guía de clasificación archivística y la clasificación de disposición documental para determinar el ciclo de vida de los archivos y cuál debe ser su duración en cada una de las fases, finalizó.